Werkstudent (m/w/d) Office Management - Koblenz

Intern / Student, Part-time · Koblenz

Warum Sdui Group?

Wir sind eins der am schnellsten wachsenden Start-ups der deutschen Ed-Tech-Branche. Mit der Sdui-App verbessern wir den Alltag von Schulen und Kitas. Unsere Mission: Wir vereinfachen Kommunikation und Organisation, um Menschen zu verbinden und Lernen weltweit effektiver zu gestalten. Wir wollen Menschen dazu befähigen, Bildung zu transformieren – damit morgen besser wird.

Warum ist diese Stelle spannend für dich?
Du liebst es, Dinge zu organisieren, den Überblick zu behalten und ein Büro zu einem echten Wohlfühlort zu machen? Dann bist du hier genau richtig!

Vielfältige Aufgaben: Du bestellst Büromaterial, organisierst Events und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Office. Als zentrale Anlaufstelle unterstützt du das gesamte Team und arbeitest mit verschiedenen Abteilungen zusammen.
Verantwortung: Du hältst das Büro in Schuss, sorgst für eine angenehme Arbeitsatmosphäre und stellst sicher, dass alle bestens versorgt sind.
Event-Unterstützung: Du hilfst bei der Planung und Durchführung von Firmenevents – von Townhalls über Sommerfeste bis hin zu Board Meetings.
Projektmanagement: Ein spannendes Großprojekt erwartet dich – die Planung unseres Büroumzugs Ende 2025/Anfang 2026.

Deine To Dos

Order-Management: Du bestellst Büromaterial, kontrollierst Bestände und Rechnungen und kümmerst dich um Sonderbestellungen für Events.
Office-Organisation: Du koordinierst Dienstleister, stimmst dich mit dem Vermieter ab, bereitest Meetingräume vor und sorgst für Ordnung in den Gemeinschaftsbereichen.
Post-Management: Du holst Pakete und Briefe ab, verwaltest unser Online-Post-Tool und organisierst Lieferungen.
Projektmanagement: Du planst unseren Büroumzug, suchst neue Partnerhotels und verwaltest Buchungsdaten.
Vertretung der Executive Assistant: Du arbeitest aktiv mit unserer Executive Assistant zusammen und vertrittst diese bei Urlaub oder Krankheit.

Deine Skills

Flexibilität & Mobilität: Du wohnst in Koblenz oder in direkter Umgebung und kannst auch kurzfristig Besorgungen wie Einkäufe für das Büro oder Fahrten zur Post problemlos übernehmen. Du solltest im Besitz eines Führerscheins sein.
Freundlichkeit & Hilfsbereitschaft: Du bist kommunikativ, offen und serviceorientiert. Ob bei der Betreuung von Besuchern, der Unterstützung von Kollegen bei organisatorischen Aufgaben oder der Koordination und Mitgestaltung von Team-Events – du hast stets ein offenes Ohr, packst gerne mit an und trägst aktiv zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei. Dein freundliches Auftreten und deine lösungsorientierte Art machen dich zur geschätzten Ansprechperson im Office-Alltag.
Organisationstalent: Du behältst auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick, strukturierst Büroprozesse effizient und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft.
Kaufmännisches Grundverständnis: Du hast ein gutes Gespür für Zahlen, sodass du problemlos Rechnungen prüfen, Freigabeprozesse unterstützen und Kosten im Blick behalten kannst. Dank deines ausgeprägten Zahlenverständnisses stellst du sicher, dass alle Office-Bestellungen kosteneffizient und bedarfsgerecht durchgeführt werden.
Sprachkenntnisse: Du sprichst sicher Deutsch und Englisch, sodass du mit Lieferanten, Gästen und internationalen Kollegen problemlos kommunizieren kannst.

Deine Benefits

We have Social Impact: Deine Arbeit soll einen Unterschied machen? Sduis Vision ist es, den Alltag von Schulen zu verändern. Empower humans to transform education for a better tomorrow! Außerdem kannst du dir zwei Tage pro Jahr für ehrenamtliche Tätigkeiten freinehmen.
Flexibility & New Work: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Workations innerhalb der EU (+Schweiz & UK) sind bei uns möglich.
We care about Mental Health: Wir bieten allen Mitarbeitenden Zugang zu OpenUp, einem Online-Service für mentale Gesundheit und persönliche Entwicklung.
People Development: Aktive Lernzeit, Kurse über eine Lernplattform und Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es bereits und werden stetig weiterentwickelt.
We love our Team: Du bist Teil eines motivierten Teams, das sich unterstützt. Ein positives Miteinander ist uns wichtig! Bei uns gibt es ein „Teambuilding Budget“ für gemeinsame Workshops und Team Events.
We live Start-up & Growth: Du willst Verantwortung übernehmen, liebst Herausforderungen und willst mit uns wachsen? Perfekt! Uns ist es wichtig, die Zusammenarbeit stetig zu verbessern und dafür zu sorgen, dass jede Person im Team mitgestalten kann.

Weitere Vorteile:

30 Tage Urlaub sowie halbe Tage frei an Heiligabend und Silvester.
Dein Vier-Beiner ist bei uns herzlich willkommen!
Deutsch- und Englischunterricht.
Kaffee, Tee und kühle Getränke findest du immer in unserem Community Space.

Kontakt

Sophie Marie Stahl - People Experience Manager
Am besten erreicht uns deine Bewerbung über das Formular auf dieser Seite. Bei Fragen kontaktiere mich gerne unter +49 261 13490839.

Apply for this job

Why Sdui Group?

We are one of the fastest-growing startups in the German EdTech sector. With the Sdui app, we improve the everyday life of schools and daycare centers. Our mission: We simplify communication and organization to connect people and make learning more effective worldwide. We want to empower people to transform education – so tomorrow can be better.

Why is this Position exciting for you?

Do you love organizing things, keeping track of everything, and making an office a true place of comfort? Then you're in the right place!

Diverse Tasks: You’ll order office supplies, organize events, and ensure smooth office operations. As a central point of contact, you’ll support the entire team and collaborate with various departments.
Responsibility: You’ll keep the office in great shape, ensure a pleasant working atmosphere, and make sure everyone is well taken care of.
Event Support: You’ll assist in planning and executing company events – from townhalls and summer parties to board meetings.
Project Management: An exciting major project awaits you – planning our office move at the end of 2025/early 2026.

Your To-Dos

Order Management: You’ll order office supplies, check stocks and invoices, and handle special orders for events.
Office Organization: You’ll coordinate service providers, liaise with the landlord, prepare meeting rooms, and maintain order in the communal areas.
Post Management: You’ll pick up packages and letters, manage our online postal tool, and organize deliveries.
Project Management: You’ll plan our office move, search for new partner hotels, and manage booking data.
Executive Assistant Support: You’ll actively work with our executive assistant and cover for them during holidays or sick leave.

Your Skills

Flexibility & Mobility: You live in Koblenz or the surrounding area and can easily go to the post office.
Friendly & helpful Attitude: You have an open, helpful nature and enjoy pitching in.
Organizational Skills: You prioritize, structure office processes efficiently, and keep everything in order.
Basic Business Understanding: Ideally, you can check invoices and keep an eye on costs.
Language Skills: You speak German and English fluently.
Experience? Not mandatory! Your commitment counts more than your CV.

Your Benefits

We have Social Impact: Does your work aim to make a difference? Sdui’s vision is to transform the daily life of schools. Empower humans to transform education for a better tomorrow! Additionally, you can take two days off per year for volunteer activities.
Flexibility & New Work: Flexible working hours, remote work, and workations within the EU (+Switzerland & UK) are possible with us.
We care about Mental Health: We offer all employees access to OpenUp, an online service for mental health and personal development.
People Development: Active learning time, courses via a learning platform, and ongoing professional development opportunities are already in place and continuously evolving.
We love our Team: You’ll be part of a motivated team that supports one another. A positive working atmosphere is essential for us! We also offer a "teambuilding budget" for shared workshops and team events.
We live Start-up & Growth: You want to take on responsibility, love challenges, and grow with us? Perfect! We are committed to continuously improving collaboration and ensuring that everyone in the team can contribute to shaping the company.

Additional benefits:

30 days of vacation, plus half-days off on Christmas Eve and New Year’s Eve.
Your four-legged friend is welcome at the office!
German and English lessons.
Coffee, tea, and cold drinks are always available in our community space.

Contact

Sophie Marie Stahl – People Experience Manager
The best way to reach us is through the application form on this page. If you have any questions, feel free to contact me at +49 261 13490839.

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